学而时习之

学而时习之，不亦说乎？有朋自远方来，不亦乐乎？人不知而不愠，不亦君子乎？

—— 孔子《论语》

据数据统计，通过温习可掌握80%的所学知识点，为此我们将已推出的课程整理为教程文章，让你的学习更系统更有效！

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通过图文教程结合本节课程视频，更深入的掌握技能知识点。

《Outlook自动办公之备份与存档》

课程简介

邮件是日常办公中不可或缺的沟通方式之一，我们应该如何更好地管理邮件？又该如何将邮箱中的海量邮件完美地保存下来呢？使用Outlook邮箱内置的功能，能够对邮件进行备份与存档，随时随地查看过往邮件，轻松实现智能化办公。

1.规则备份

“规则”是 Outlook 中自动处理邮件的重要功能，但是其设置并不是账户自动保存的，如果电脑换设备或者重装系统，需要把 Outlook “规则”手动备份。

1. 通过“开始”选项卡，点击“规则”按钮，选择“管理规则和通知”；

2.在“规则和通知”对话框中，点击“选项”按钮，选择 “导出规则”，会生成自定义命名的特定格式文件，即要保存的规则文件；在新设备上或者重装系统后，选择“导入规则”，将导出的规则导入进来即可；

2.Outlook 数据的备份

1.通过“文件”选项卡下的“打开和导出”，点击“导入/导出”，根据“导入和导出向导”，选择导出文件；

2.根据向导，选择导出文件的类型；

温馨提示：【csv】类型的文件兼容性比较好，但此类型为纯文本文件，无法保存邮件中非文本类的文件；【.pst】类型则能够将邮件中所有的数据全部保存，建议进行导入/导出操作时，选择此种类型的文件格式；

3.根据实际情况，选择需要导出的内容，可以使整个邮箱的所有邮件，也可以是只导出日历邮件，或者是邮件联系人；

4.选择导出文件内容的保存路径，完成 Outlook 邮箱数据的备份。

5.同上，可以将保存的文件导入到 Outlook 邮箱。

3.存档

1.自动存档：通过“文件”选项卡下的“选项”按钮，在 Outlook 选项对话框中，选择“高级”按钮，点击“自动存档设置”，勾选自动存档，并设置存档时间间隔。

2.手动存档：通过“文件”选项卡，点击“工具”按钮，选择“清理旧项目”；

3.选择存档时间，完成设置。（建议选择比较长的日期进行存档，否则邮箱中近期的邮件将会被保存在本地，而账号上与近期项目相关的邮件将会被清理掉）。

课程总结

Outlook 邮箱备份与存档是实现智能化办公的重要“利器”，既能够将邮件以副本的形式进行保存，还能只将重要的或者最近的邮件保存在本地，而删除时间较长的或者不重要的邮件。更加值得称赞的是，使用 Outlook 邮箱规则备份功能，不管是更换设备还是重装系统，都不需要对邮箱重新进行设置！